La crisis del COVID-19 está suponiendo un desafío total a nuestra sociedad y a nuestra concepción de las relaciones, tanto en el ámbito personal como en el profesional. En apenas unos días, gran parte de la red empresarial de nuestro país ha tenido que adaptar sus sistemas para poder permitir el teletrabajo a sus empleados y, de esta forma, minimizar, en la medida de lo posible, el impacto de la crisis.
No obstante, esta nueva situación está dando a conocer herramientas que muchos desconocían, y permiten optimizar recursos e incluso abaratar costes como, por ejemplo, el onboarding digital.
Este método consiste en la utilización de sistemas de videoconferencia para la identificación y registro de personas utilizando técnicas biométricas y de reconocimiento de documentos. A través del video onboarding se pueden validar los datos y la documentación aportada por un cliente para que pueda acceder al servicio que quiere contratar. Estas herramientas nos permiten realizar gestiones sin necesidad de desplazarnos a las instalaciones del prestador del servicio.
La tecnología aplicada para la identificación permite comprobar con seguridad la validez de los documentos, de manera que evita que se puedan cometer fraudes.
El video onboarding no es un método nuevo, ya se venía utilizando en diferentes sectores como, por ejemplo, en Banca. Sin embargo, su uso se está extendiendo y ya podemos empezar a utilizarlo en la emisión de certificados electrónicos.
Si hasta este momento, todos los suscriptores que desearan un certificado electrónico debían personarse ante la Autoridad de Registro (RA) para presentar los documentos que confirman su identidad, el video onboarding permite que puedan llevar a cabo este trámite desde cualquier lugar.
Esta identificación mediante onboarding puede hacerse a través de un sistema de videoconferencia, en el que haya interacción directa con el operador de RA; o, por otro lado, mediante un sistema de video identificación, en el que el suscriptor se identifica, pero el operador no está en directo al otro lado del sistema.
De momento, a raíz del establecimiento del Estado de Alarma el pasado día 14 de marzo, se adoptaron “Medidas provisionales para la expedición de certificados electrónicos cualificados”, con el objetivo de facilitar a los interesados la adquisición de un certificado durante el período que dure la cuarentena.
El Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, establece que los certificados electrónicos cualificados se emitirán según lo establecido en el Reglamento eIDAS y decreta las condiciones para la aplicación de estos sistemas de video onboarding. De acuerdo con el texto, en la Disposición adicional undécima se determina:
“A tal efecto, el organismo supervisor aceptará aquellos métodos de identificación por videoconferencia basados en los procedimientos autorizados por el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o reconocidos para la expedición de certificados cualificados por otro Estado miembro de la Unión Europea. La equivalencia en el nivel de seguridad será certificada por un organismo de evaluación de la conformidad. Los certificados así emitidos serán revocados por el prestador de servicios al finalizar el estado de alarma, y su uso se limitará exclusivamente a las relaciones entre el titular y las Administraciones públicas”.
Dicha norma da a entender que únicamente se aceptará la videoconferencia como método de identificación. Sin embargo, también establece que se han de seguir los procedimientos aprobados por el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC). Este organismo publicó en 2017 el documento “Autorización de procedimientos de vídeo-identificación” en el que afirma:
«El fomento de la innovación tecnológica en el sector financiero aconseja ahora autorizar asimismo procedimientos de video-identificación en los que no medie una interactuación en línea entre el cliente potencial y un agente u operador del sujeto obligado (procesos no asistidos)».
Por tanto, existe cierta inconsistencia en lo establecido en el Real Decreto-ley y no queda claro si la video identificación está permitida o no. No obstante, limitar el video onboarding a técnicas de videoconferencia supone que las Autoridades de Registro deben hacer un gran despliegue de medios y personal que hace que se pierda la propia esencia del procedimiento de facilitar y agilizar la adquisición del certificado electrónico al suscriptor.
Asimismo, ¿se podrán utilizar estas tecnologías una vez finalizado el Estado de Alarma? No lo sabemos. No obstante, lo que está claro es que el video onboarding ha llegado para quedarse y es el futuro de la emisión de certificados. No solo facilita la adquisición al suscriptor, sino también a la Autoridad de Certificación que gestionaría mejor los procesos y, además, podría emitir certificados a personas que se encuentren fuera de nuestras fronteras.
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